JP-Klachtenbeheer

Verwerken van (klacht)meldingen in bouw en vastgoed

De module JP-Klachtenbeheer van onze software gebruik je voor het registreren en verwerken van (klacht)meldingen in de bouw- en vastgoedbranche. Deze module wordt veel gebruikt door vastgoedbeheerders en de afdelingen Nazorg en Service en/of Onderhoud en Beheer van bouw- en aannemingsbedrijven. Hierbij kan het gaan om opleverpunten, onderhoudspunten, garantieclaims en reparatieverzoeken.

Gebruik je JP-Kopersbegeleiding al? Dan is het gehele werk (project) al aanwezig en kan je simpelweg gebruik maken van eerder ingevoerde gegevens. Zo niet, dan is er ook geen man overboord. Het aanmaken van een werk is echt een fluitje van een cent.

Melding – Lijst

Koppeling met een ERP-systeem

Desgewenst kunnen we een koppeling met een ERP-systeem ontwikkelen, zodat de projectgegevens vanuit het ERP-systeem worden ingelezen. Dit hebben we bijvoorbeeld al gerealiseerd met Navision (4PS) en Exact AEC. Maar ook voor het realiseren van koppelingen met andere systemen staan wij zeker open. Dan is alle informatie van het werk aanwezig en kunnen meldingen direct worden geregistreerd bij het juiste werk en object.

Registratie van (klacht)meldingen kan op drie verschillende manieren:

  1. Handmatige invoer in JP-Klachtenbeheer
  2. E-mailarchivering via onze Microsoft Outlook invoegtoepassing (add-in)
  3. Via een web portal door een externe partij (zoals bijvoorbeeld de objectgebruiker, vertegenwoordiger van een VVE, de facilitair manager of een vastgoedbeheerder)

Het gebruik van e-mailarchivering en/of het web portal is optioneel, maar het versnelt het registreren van meldingen aanzienlijk.

Simpel registreren en verwerken

De kracht van onze software voor klachtenbeheer (of klachtenmanagement) zit in de simpelheid van het registreren en verwerken van de meldingen. Nadat de melding via een van bovengenoemde manieren is geregistreerd, kun je direct: 

  • Een registratiebevestiging via e-mail versturen (optioneel, niet verplicht)
  • Een oplosser koppelen (eigen medewerker, onderaannemer of vastgoedbeheerder)
  • Een werkbon via e-mail versturen
  • Een gereedmelding via e-mail versturen (optioneel, niet verplicht)

Indien er bij een melding ook bijlagen (bijvoorbeeld foto’s) zijn toegevoegd, verstuurt het systeem deze automatisch mee met de werkbon.

Natuurlijk genereer je eenvoudig diverse overzichten en analyses met JP-Klachtenbeheer, die je kunt inzetten om je klachtenbeheer, je aanpak en je efficiëntie in het oplossen te verbeteren.

Nog even de gemakken van de module Klachtenbeheer op een rij:

  • Snelle en effectieve registratie van meldingen
  • Maken en versturen van een werkbon voor de oplossende partij
  • Voorbereiden en versturen van correspondentie en e-mailberichten op basis van zelf te definiëren sjablonen
  • Uitgebreide statistische rapportages

Heb je aanvullende vragen of wil je het systeem een keer live zien? We staan je graag te woord of komen langs om een geheel vrijblijvende demo te geven.

Referenties

Nazorg begint met de Huisinfo Opname App

Zeg de oude doordrukformulieren maar vaarwel en een warm welkom voor de volledig met
JP-Bouwmanagement en Huisinfo gekoppelde Huisinfo Opname App.

Met de integratie van de Huisinfo Opname App is het nu direct mogelijk om meldingen vanuit inspectie, voorschouw en oplevering te registreren. Een koper kan de oplevering en de tweede handtekening direct digitaal ondertekenen.

Wij hebben hard gewerkt aan het brengen van een nieuwe versie. Door deze missing link in het proces dicht te zetten, kun je gebreken – voorzien van een foto en locatie – direct in een melding registreren. Dit is de basis voor het gebruik van de Huisinfo Opname App.

Een voorschouw plan je vanuit JP-Bouwmanagement in, waarna de Huisinfo Opname App op locatie wordt gebruikt. Ruimte voor ruimte wordt bekeken en eventuele gebreken kunnen met afbeelding(en) worden geregistreerd.

De oplevering wordt geheel volgens Woningborg richtlijnen uitgevoerd. Na het registreren van alle details kan de klant het proces-verbaal van oplevering digitaal (op tablet of telefoon) ondertekenen.

Nadat eventuele gebreken zijn verholpen kan ook de “tweede handtekening” digitaal worden geplaatst. Uiteraard worden alle formulieren direct digitaal in de database van JPDS Huisinfo opgeslagen en desgewenst naar de klant of aannemer verzonden.

De Huisinfo Opname App vermindert administratief werk, vermindert administratieve fouten, maakt het werk leuker, makkelijker en brengt sneller geld in het laatje.

Meer weten? Neem contact op met Ruben Eilander via (079) 711 27 00 of r.eilander@jpds.nl.

Remco de Wit, De Langen en Van den Berg
JP-Klachtenbeheer

“Wij gaan net iets verder dan een ander bouwbedrijf als het gaat om klachtenafhandeling en -registratie en dit is mogelijk dankzij JPDS. De klant kan online zelf inloggen, meldingen plaatsen en beheren.”
“Sterke punten zijn het gebruiksgemak voor de aannemer en het feit dat je aparte modules kunt afnemen. Het is prettig dat je naar eigen behoefte kunt uitbreiden met de flexibele modules.”

Blijf op de hoogte