JP-Klachtenbeheer

Verwerken van (klacht)meldingen van vastgoed

De module JP-Klachtenbeheer van onze software is in te zetten voor het registreren en verwerken van (klacht)meldingen van vastgoed. Deze module wordt veel gebruikt bij vastgoedbeheerders en de afdelingen Nazorg en Service en/of Onderhoud en Beheer van bouw- en aannemingsbedrijven. Hierbij kan het gaan om opleverpunten, onderhoudspunten, garantieclaims en reparatieverzoeken.

Als de kopersbegeleiding is gedaan met onze module JP-Kopersbegeleiding, is het gehele werk (project) al aanwezig en kan er simpelweg gebruik worden gemaakt van deze eerder ingevoerde gegevens. Maar het aanmaken van een werk is echt een fluitje van een cent.

Melding – Lijst

Koppeling met een ERP-systeem

Desgewenst is het ook mogelijk om een koppeling met een ERP-systeem te ontwikkelen, zodat de projectgegevens vanuit het ERP-systeem worden ingelezen. Dit hebben we bijvoorbeeld al gerealiseerd met Navision (4PS) en Exact AEC. Maar ook voor het realiseren van koppelingen met andere systemen staat wij zeker open. Dan is alle informatie van het werk aanwezig en kunnen meldingen direct worden geregistreerd bij het juiste werk en object.

Meldingen kunnen op drie verschillende manieren worden geregistreerd:

  1. Handmatige invoer in JP-Klachtenbeheer
  2. E-mailarchivering via onze Microsoft Outlook invoegtoepassing (add-in)
  3. Via een web portal door een externe partij (zoals bijvoorbeeld de objectgebruiker, vertegenwoordiger van een VVE, de facilitair manager of een vastgoedbeheerder)

Het gebruik van e-mailarchivering en/of het web portal is optioneel, maar het zal duidelijk zijn dat dit het registreren van meldingen aanzienlijk versneld.

Simpelheid van het registreren en verwerken

De kracht van ons klachtenbeheer of klachtenmanagement zit in de simpelheid van het registreren en verwerken van de meldingen. Nadat de melding via één van bovengenoemde manieren is geregistreerd, kunnen vervolgens de volgende stappen worden gezet:

  • Registratiebevestiging via e-mail versturen (optioneel, niet verplicht)
  • Koppelen van een oplosser (eigen medewerker, onderaannemer of vastgoedbeheerder)
  • Werkbon via e-mail versturen
  • Gereedmelding via e-mail versturen (optioneel, niet verplicht)

Indien er bij een melding ook bijlagen (bijvoorbeeld foto’s) zijn toegevoegd, worden deze automatisch meegestuurd met de werkbon.

Natuurlijk kant JP-Klachtenbeheer een aantal overzichten en analyses die je kunt inzetten voor het verbeteren je klachtenbeheer, je aanpak en je efficiëntie in het oplossen.

Nog even de gemakken van de module Klachtenbeheer op een rij:

  • Snelle en effectieve registratie van meldingen
  • Maken en versturen van een werkbon voor de oplossende partij
  • Voorbereiden en versturen van correspondentie en e-mailberichten op basis van zelf te definiëren sjablonen
  • Uitgebreide statistische rapportages

Heb je aanvullende vragen of wil je het systeem een keer live zien? We staan je graag te woord of komen langs om een geheel vrijblijvende demo te geven.

Referenties

Remco de Wit, De Langen en Van den Berg
JP-Klachtenbeheer

“Wij gaan net iets verder dan een ander bouwbedrijf als het gaat om klachtenafhandeling en -registratie en dit is mogelijk dankzij JPDS. De klant kan online zelf inloggen, meldingen plaatsen en beheren.”
“Sterke punten zijn het gebruiksgemak voor de aannemer en het feit dat je aparte modules kunt afnemen. Het is prettig dat je naar eigen behoefte kunt uitbreiden met de flexibele modules.”

Blijf op de hoogte